كلمة مدير قسم التوثيق والمعلومات
بسم الله، والحمد لله، والصلاة والسلام على رسول الله..
يعد قسم المعلومات والتوثيق بكلية الهندسة الركيزة الأساسية والذاكرة الحية لهذا الصرح الأكاديمي العريق؛ ففي عصرٍ أصبحت فيه المعلومة هي المحرك الأول للتطوير، ندرك في قسمنا جسامة المسؤولية الملقاة على عاتقنا في حفظ وتوظيف البيانات لخدمة مسيرة العلم والبناء.
إن رؤيتنا في القسم تتجاوز مجرد الأرشفة التقليدية؛ نحن نسعى جاهدين لإرساء دعائم التحول الرقمي الشامل داخل الكلية، من خلال بناء بيئة معلوماتية متكاملة تضمن دقة البيانات وسرعة استرجاعها، مما يساهم بشكل مباشر في دعم اتخاذ القرار وتسهيل الإجراءات الإدارية والأكاديمية لأبنائنا الطلاب وزملائنا أعضاء هيئة التدريس والموظفين.إننا نؤمن بأن التوثيق هو أمانة لحفظ حقوق الأجيال وإبراز إنجازات الكلية العلمية والبحثية، ولذا نعمل باستمرار على تطوير منظوماتنا الإلكترونية وتحديث وسائطنا الإعلامية لتواكب المعايير العالمية للجودة والتميز.
ختاماً، نجدد التزامنا بالعمل بروح الفريق الواحد، منفتحين على كل تطوير تقني يخدم كليتنا وجامعتنا، سائلين الله التوفيق في أداء مهامنا بما يليق بمكانة كلية الهندسة وتطلعات منتسبيها."رئيس قسم المعلومات والتوثيقبكلية الهندسة
الرؤية
أن يكون القسم مركزاً متميزاً ورائداً في إدارة المعلومات والتوثيق والتحول الرقمي، بما يدعم اتخاذ القرار ويرفع من كفاءة العمل الإداري والأكاديمي بالكلية وفق معايير الجودة العالمية.
الرسالة
توفير بيئة معلوماتية متكاملة ومنظمة من خلال أرشفة وتوثيق كافة الأنشطة والبيانات الأكاديمية والإدارية، وتطوير الأنظمة الإلكترونية لتسهيل الوصول إلى المعلومات بدقة وسرعة، بما يخدم منتسبي الكلية والمجتمع الأكاديمي.
الأهداف
- الأرشفة الإلكترونية: تطبيق نظام متطور لحفظ وتوثيق كافة وثائق وإصدارات الكلية إلكترونياً لتسهيل استرجاعها.
- التوثيق الشامل: توثيق كافة البيانات والمعلومات والقرارات واللوائح الدراسية، بالإضافة إلى الأنشطة العلمية، الثقافية، والرياضية بالكلية.
- دعم اتخاذ القرار: توفير الإحصائيات والمعلومات الدقيقة لعمادة الكلية والأقسام العلمية لمساعدتهم في التخطيط والتطوير.
- التحول الرقمي: الإشراف على الموقع الإلكتروني للكلية وتحديث بياناته، وتفعيل استخدام المنظومات الإلكترونية في المعاملات الإدارية والتعليمية.
- التعريف بالكلية: إبراز أنشطة الوحدات الإدارية والأقسام العلمية وتوثيق إنجازاتها الأكاديمية والبحثية.
- حفظ الذاكرة المؤسسية: حماية وتأمين المعلومات والبيانات الخاصة بالكلية من الفقدان أو التلف عبر أنظمة نسخ احتياطي دورية.
القيم
- الدقة والمصداقية: الالتزام بأعلى معايير الدقة في رصد ونشر المعلومات والبيانات وتوثيقها من مصادرها الرسمية.
- الأمان والسرية: الحفاظ على خصوصية البيانات والمعلومات الحساسة، وضمان حمايتها من الوصول غير المصرح به.
- الشفافية: إتاحة المعلومات والبيانات العامة لمنتسبي الكلية والجهات ذات العلاقة بوضوح وسهولة.
- التطوير والابتكار: السعي المستمر لتبني أحدث التقنيات في مجال الأرشفة الإلكترونية والتحول الرقمي.
- العمل بروح الفريق: التعاون الفعّال مع كافة الأقسام العلمية والإدارية لضمان تدفق المعلومات وتكاملها.
- الأمانة المهنية: الالتزام بالمعايير الأخلاقية والقانونية في حفظ الذاكرة المؤسسية للكلية.
المهام
1. الإشراف التقني والتحول الرقمي- إدارة الموقع الإلكتروني: تحديث محتوى صفحة الكلية ونشر الأخبار، الإعلانات، والقرارات الرسمية بانتظام.
- تطوير المنظومات: الإشراف على المنظومات الإلكترونية (منظومة الدراسة والامتحانات، منظومة شؤون الموظفين) وتقديم الدعم الفني لمستخدميها.
- الأرشفة الإلكترونية: تحويل المستندات الورقية إلى نسخ رقمية منظمة يسهل الوصول إليها عبر قواعد بيانات مؤمنة.
- جمع البيانات: رصد كافة الأنشطة العلمية (ندوات، مؤتمرات، ورش عمل) والأنشطة الطلابية وتوثيقها بالتقارير والصور.
- إعداد الكتاب السنوي: تجميع بيانات الخريجين، أعضاء هيئة التدريس، والمشاريع البحثية لإصدار التقارير السنوية والمطويات التعريفية بالكلية.
- بناء قاعدة بيانات: توفير إحصائيات دقيقة ومحدثة حول أعداد الطلاب، الموظفين، والقاعات الدراسية والمعامل.
- تزويد الإدارة بالبيانات: توفير التقارير والإحصائيات اللازمة لعميد الكلية ورؤساء الأقسام لدعم عملية اتخاذ القرار.
- التواصل مع الجامعة: العمل كحلقة وصل بين الكلية ومركز المعلومات والتوثيق بالجامعة لضمان توحيد معايير البيانات.
- حفظ الخصوصية: إدارة صلاحيات الوصول للمعلومات وضمان سرية البيانات الشخصية لمنتسبي الكلية.
- إبراز الهوية الأكاديمية: إعداد وتصميم المواد التعريفية بالأقسام العلمية والمختبرات والمرافق التابعة للكلية.
- التوثيق التاريخي: حفظ السجلات التاريخية للكلية منذ تأسيسها لضمان استمرارية الذاكرة المؤسسية.