ملخص
"من خلال دراسة واقع الحال للوثائق الإدارية للشركات المستهدفة في الدراسة، والمراحل التي مرت بها، لتحقيق كل ما تتيحه التقنيات الحديثة للأرشفة الإلكترونية، في تسهيل إجراءات تنظيم الوثائق الإدارية وحفظها واسترجاعها بهذه الشركات، توصلت الدراسة إلى عدد من النتائج عدم وجود وصف وظيفي وتحديد مؤهلات للعاملين بإدارة الوثائق. غياب الوعي بأهمية الوثائق الإدارية والدور الذي تقوم به إدارات الوثائق لحفظ الأوراق الرسمية. تدني مستوى العمل في مجال إدارة الوثائق الإدارية، حيث إن العاملين في مجال الوثائق بالشركات المستهدفة غير متخصصين في مجال إدارة الوثائق الإدارية، حيث بلغت النسبة ( 100%). قلة الدورات التدريبية في مجال إدارة الوثائق والحاسب الآلي، حيث إن الفئة التي أتيح لها التدريب من مجموع العاملين في مجال الوثائق بالشركات المستهدفة لا تتجاوز( 28. 2%). عدم وجود مخططات وبرامج للتدريب المستمر قبل وأثناء الخدمة للعاملين بإدارة الوثائق الإدارية في الشركات، كانت الدورات المقدمة عشوائية، ومقتصرة أغلبها على اللغة الإنجليزية وكيفية استخدام الحاسوب. التخبط الملحوظ في المركزية واللامركزية لواقع الحفظ والاسترجاع للوثائق الإدارية في كل شركة. عدم وجود معايير ثابتة لتقييم العمر الزمني للوثائق وتحديده، مما ترتب عليه عدم معرفة الوثائق النشطة من الوثائق غير النشطة. تعدد أنظمة تصنيف الوثائق في الشركات المستهدفة وفهرستها، وضعف المعرفة بأصولها؛ حيث إن تصنيف الوثائق وفهرستها يجري على أساس الخبرة المتوارثة والاجتهادات الفردية. عدم وجود تشريعات تضمن حق كيفية التعامل مع الوثائق الإدارية من ناحية الفرز، والترحيل، والإتلاف تبعاً للأهمية والحاجة إليه. تقوم أغلب الإدارات في الشركات المستهدفة بحفظ وثائقها الإدارية الجارية بشكل دائم، ورغم الأعباء الناتجة عن هذا الأسلوب، نجد أن نسبة كبيرة من هذه الإدارات تحفظ وثائقها بأساليب تقليدية، وهذا راجع إلى تكاسل العاملين في مجال إدارة الوثائق عن أداء دورهم بصورة صحيحة. التمسك بالوثائق الورقية على الرغم من الثورة التكنولوجية في مجال إدارة الوثائق. وهذا يدل على انخفاض مستوى التطور التكنولوجي لدى الشركات. عدم تطبيق أنظمة المعلومات على جميع إدارات الشركات وأقسامها، واقتصر تطبيقها على أقسام معينة. رغبة المديرين ورؤساء الأقسام في تطوير المنظومات المحلية بكوادر محلية ذات مستوى عال من الكفاءة، وإحلالها محل المنظومات المستوردة.
Abstract
Divisions are administrative documents of the institutions of a fertile fields for application of technology، what is produced from the control and care of administrative documents and preserve them from damage and loss، through the digitization and processing mechanism databases open to thbeneficiaries. Despite the importance of these departments، it did not take the right attention and care of by the administrative institutions Jamahiriya. Therefore this study addressed the role of information systems in the ongoing management of administrative documents، taking some of the oil companies targeted sample; The study aims to shed light on the reality of the departments of administrative documents through the use of information systems in the archival and retrieval of administrative documents in progress، the researcher adopted the descriptive approach using analytical method; to achieve the set objectives and answer the questions raised. The study resulted in a number of the most important results was the absence of awareness of the concept of administrative documents and the role they play، the lack of legislation to terms of conservation، deportation and destruction، lack of training in the management of documents and computers. And set out a number of recommendations، notably the need to include management of information and computer systems analysts and specialists in the field of computer and specialists in the field of libraries and information of these items be from within، working mainly out، linking all information systems are integrated information system through which management، organization and archiving of all documents Management، with the technological developments in the field of management and archiving of documents.