ملخص
من خلال دراسة الوضع القائم للوثائق الإدارية الجارية بالإدارات العامة للجامعة وكلياتها أمكن التوصل إلى النتائج التالية: أ ـ في إطار التنظيم الإداري لحفظ الوثائق الإدارية الجارية: تطبيق الأسلوب التنظيمي اللامركزي لحفظ الوثائق الإدارية ليس على مستوى الإدارات العامة والكليات فحسب بل حتى على مستوى المكاتب الإدارية داخل الإدارة العامة أو داخل إدارة الكلية، دون أدنى رقابة على عمليات الحفظ للوثائق داخل تلك المكاتب أو الأقسام الإدارية، ولقد ترتب على تطبيق هذا الأسلوب ما يلي ـ تكرار وازدواجية الوثائق الإدارية الصادرة سواء كانت على مستوى الإدارة العامة أم على مستوى إدارة الكلية، حيث تصل نسبة تكرار النسخ للوثيقة الإدارية الصادرة ما بين ثلاث إلى خمس نسخ. تواجد نوعية من العاملين غير المتفرغين لأعمال حفظ الوثائق الإدارية الجارية وعدم درايتهم بالعمليات التي تتطلبها الوثائق الإدارية الجارية كالتصنيف ـ والفرز ـ والترحيل ـ والإتلاف، وما شابه ذلك من عمليات. تكرار وازدواجية أوعية الحفظ ومعداتها كالملفات Box file والأرفف والدواليب الخشبية والمعدنية وخزانات حفظ الملفات الشخصية داخل المكاتب الإدارية بالنسبة إلى جميع الإدارات العامة والكليات بالجامعة، الأمر الذي أدى إلى زيادة في التكاليف المالية وزيادة في أماكن حفظ هذه المعدات. تكدس وتضخم ملفات Box file التي يتم حفظ الوثائق الإدارية بداخلها، حيث وصل عدد تلك الملفات داخل مكتب التعاون الثقافي إلى 150 ملفاً. ب ـ في إطار عمليات الإعداد الفني للوثائق الإدارية الجارية: عدم وجود خطة واحدة لتنظيم واسترجاع الوثائق الإدارية في جميع الإدارات العامة والكليات الجامعة، مما أدى إلى تنظيم كل من الإدارة العامة أو إدارة الكلية وثائقها وملفاتها بالطريقة المناسبة للعمل بها دون التنسيق مع الإدارات الأخرى. اعتمدت الإدارات العامة والكليات في تصنيف وثائقها على التصنيف الاسمي دون مراعاة لكيفية الرجوع إلى الوثائق مستقبلاً، وأدى هذا التصنيف غير المناسب إلى عدم الحصول على الوثيقة المطلوبة في بعض الأحيان. ضياع وقت العمل في البحث عن الوثيقة. تأخير وتقديم المعلومات الإدارية لمتخذي القرارات في الإدارة العليا للجامعة مما يترتب عليه تعقد وبطء المعاملات التي تقدمها الجامعة للمستفيدين. عدم وضوح مفاهيم ومصطلحات التصنيف والفهرسة وجداول مدد استبقاء الوثائق وغيرها من أعمال الوثائق الإدارية الجارية بالنسبة للقائمين بأعمال حفظ الوثائق الإدارية بمكاتب المحفوظات نظراً لغياب البرامج التدريبية للعاملين ولعدم وجود متخصصين في مجال الأرشيف. اعتمدت معظم مكاتب المحفوظات في الإدارات العامة والكليات على سجلات الصادر والوارد في استرجاع الوثائق الإدارية من الملفات Box file مما أدى إلى بطء في استرجاع تلك الوثائق. أعدت بعض الإدارات العامة والكليات بالجامعة التي تحتفظ بملفات شخصية سواء أكانت تلك الملفات خاصة بالأساتذة أو الطلبة أو العاملين، سجلات سجلت فيها أسماء أصحاب الملفات الشخصية وفقاً للترتيب الهجائي لأسماء الملفات مع تخصيص أرقام لتلك الأسماء، ولقد استخدمت تلك السجلات لاسترجاع الملفات الشخصية من خزانات معدنية. اعتمدت معظم الإدارات العامة والكليات في إعداد العمليات الفنية لوثائقها على اجتهادات فردية وغير علمية ودون دراسات مسبقة لنشاطات وظائف تلك الإدارات والكليات. جـ ـ في إطار القوى العاملة المسؤولة عن أعمال الحفظ للوثائق الإدارية الجارية: تعاني الإدارات العامة للجامعة وكلياتها من عدم وجود أمناء مؤهلين مدربين تدريباً عالياً على أعمال حفظ الوثائق الإدارية، فأغلب أمناء مكاتب المحفوظات في تلك الإدارات والكليات من حملة المؤهلات المتوسطة ودون المتوسطة، كما أنهم غير متفرغين أصلاً لرئاسة مكاتب المحفوظات نظراً لقيامهم بأعمال شؤون إدارية لتلك الإدارة أو الكلية، مما أدى إلى قصور كبير في الخدمات الأرشيفية. افتقار العاملين في مكاتب المحفوظات بالإدارات العامة للجامعة وكلياتها إلى البرامج التدريبية في مجال حفظ واسترجاع الوثائق الإدارية. عدم وجود تخطيط سليم لبرامج الدورات التدريبية من قِبل الإدارة العليا للجامعة، فبالرغم من قيام الإدارة العليا بدورات تدريبية للرفع من كفاءة العاملين بالجامعة بصفة عامة وللعاملين بمكاتب المحفوظات بصفة خاصة، إلاّ أن الدورات التدريبية لعاملين بتلك المكاتب اقتصرت على دورات تدريبية قصيرة في مجالين اللغة الإنجليزية والحاسوب. د ـ في إطار أماكن حفظ الوثائق الإدارية والظروف البيئية: عدم كفاية أماكن الحفظ الحالية للمحفوظات الخاصة بمعظم الإدارات العامة والكليات، فمثال في الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية ترتب على ضيق الحيز المكاني لمكتب محفوظاتها حفظ وثائقها وملفاتها في أماكن الممرات والطرقات بمبنى الدور الثاني للإدارة العامة للجامعة مما جعلها عرضة للحشرات القارضة وللتقلبات المناخية. كما أجبر ضيق الحيز المكاني لمكاتب المحفوظات بالإدارات العامة والكليات إلى حفظ وثائقها وملفاتها في أماكن متعددة: فتارة تحفظ في الأجزاء العليا لمكاتب المحفوظات أو مخازن ملحقة بها، وتارة يتم حفظها داخل المكاتب الإدارية التابعة لإدارة الكلية مثل كلية الآداب، إدارة المسجل العام للجامعة. حفظ الوثائق الإدارية الجارية داخل ملفات Box file موضوعة فوق أرفف مفتوحة في جميع مكاتب المحفوظات بالإدارات العامة والكليات مما يجعل تلك الوثائق عرضةً للأتربة الضارة، كما أن ضخامة كمية الوثائق التي تحفظ في ملف Bix file يجعل عملية نقل الملف للرجوع إليه صعبة. حفظ الملفات الشخصية سواء أكانت للطلبة أو الأساتذة أو العاملين داخل خزانات معدنية ذات أدراج سحابة بدون الملفات المعلقة يعرضها إلى الثني والتمزق، مثل مكتب المحفوظات بكلية الهندسة، ومكتب محفوظات الإدارة العامة لشؤون أعضاء هيأة التدريـس. تكدّس الوثائق والملفات وتعرّضها للتلف والتمزق نتيجة لعدم توفير الاشتراطات الصحية للمحافظة على الوثائق والملفات، فدرجة الرطوبة ودرجة الحرارة وقلة التهوية وقلة الإضاءة الطبيعية الكافية والأتربة، كلها ظروف بيئية تعاني منها مكاتب المحفوظات بالإدارات العامة للجامعة وكلياتها . لم تزود معظم مكاتب المحفوظات بالإدارات العامة والكليات بأجهزة إنذار الحريق أو أدوات الإطفاء التي تمثل أهمية كبيرة للمحافظة على سلامة الوثائق والملفات من أخطار الحريـق . إن المعدات المستخدمة في حفظ الوثائق الإدارية الجارية والملفات الشخصية بالإدارات العامة والكليات، هي دواليب معدنية وخشبية متهالكة، بعض الأرفف مفتوحة، كذلك الخزانات الحديدية ذات أربعة أدراج سحابة معظمها غير صالحة للاستعمال. عدم وجود نظام تكييف هواء يحافظ على مستوى درجة الحرارة والرطوبة . عدم الاهتمام بوضع خطة لصيانة الوثائق الإدارية التي تعاني من مشكلات كالرطوبة والحرارة والأتـربـة . عدم وجود نظام تكييف هواء يحافظ على مستوى درجة الحرارة والرطوبة. عدم الاهتمام بوضع خطة لصيانة الوثائق الإدارية التي تعاني من مشكلات كالرطوبة والحرارة والأتربة. هـ ـ في اللوائح المنظمة لعمليات الفرز والترحيل والإتلاف: قصور مواد اللائحة الصادرة عن وزارة المالية بشأن النظام المالي للدولة ( لائحة الميزانية والحسابات والمخازن )، نظراً لانسحابه على الوثائق المالية بالدرجة الأولى وصعوبة تطبيقها على الأنواع الأخرى من الوثائق، كما أن تلك اللائحة حددت مدة إتلاف المستندات ذات القيمة بخمس سنوات، في حين أن تلك المستندات قد تتفاوت مدد استبقائها ما بين الإتلاف فوراً لانتهاء العمل بها أو تُحفَظ حفظاً مستديماً لقيمتها التاريخية. قصور القانون رقم ( 2 ) لسنة 1983 بشأن الآثار والمتاحف والوثائق، حيث لاتزال مواده حتى الآن قاصرة عن مواكبة المفهوم الحديث للأرشيف. عدم وجود معايير ثابتة لتقييم وتحديد العمر الزمني للوثائق، مما يترتب عليه عدم معرفة ما يلي: الوثائق الإدارية النشطة لاستمرار العمل في الجامعة من الوثائق الإدارية شبه النشطة. الوثائق القانونية التي يتم حفظها لمدة معينة. الوثائق المالية التي يحتفظ بها لمدد معينة. الوثائق غير الضرورية التي يتم الاستغناء عنها فور استخدامها، وذلك نظراً لعدم وجود جداول مدد استبقاء الوثائق. الاعتماد على اجتهادات فردية للعاملين بمكاتب المحفوظات في الإدارات العامة والكليات في تحديد مدة استبقاء الوثائق الإدارية داخل مكتب المحفوظات حيث كانت مدة استبقاء بعض المكاتب الأخرى ثلاث سنوات، بالإضافة إلى أن عملية استبقاء الوثائق الإدارية داخل مكتب المحفوظات لبعض الإدارات غير محددة بمدة معينة. عدم وجود مركز للحفظ الوسيط بالجامعة تُرحَّل إليه الوثائق التي قل نشاطها في الإدارات العامة والكليات مما يساعد على التخفيف من تكدسها في تلك الإدارات والكليات. عدم اتباع برنامج لجرد مستندات الملفات الشخصية للتعرف على مدى أهمية وجدوى من عملية حفظ تلك المستندات، مما ترتب عليه تكدس المستندات داخل الملفات الشخصية بشكل يعوق استرجاع المعلومات من تلك الملفات. تصور صلاحيات دار الوثائق بمصلحة الآثار في الإشراف والرقابة على أعمال حفظ الوثائق الإدارية الجارية داخل الأمانات والمؤسسات والشركات.