ملخص
لقد انتهت الدراسة النظرية والميدانية لواقع الوثائق الإدارية الجارية في المؤسسات الإدارية الليبية إلى العديد من النتائج والمؤشرات المهمة مؤكدة مجموعة من التساؤلات التي جاءت في مقدمة الدراسة ومتفقة مع ما جاء من أهداف أساسية له، حيث أكدت مجموعة التساؤلات مايتعلق بوجد فجوة بين الأهداف الأساسية لإدارات حفظ الوثائق الجارية والواقع الفعلي لتلك الإدارات وعدم وعي المسئولين في مؤسسات الدولة بأهمية الوثائق الإدارية إلى جانب وجود معوقات تنظيمية وبشرية والإهمال الواضح في إعطاء هذه المهنة وضعها الطبيعي وأعتبارها كمهنة معلوماتية . والنتائج والتوصيات وهي: أولاً - النتائج العامة للدراسة : عدم الاستقرار الإداري الذي يعد أمرا ضرورياً لاستقرار السياسات الاقتصادية على المستوى التشريعي والتنفيذي حيث تعددت القوانين والقرارات واللوائح التي تنظم وتعيد تنظيم المؤسسات الإدارية، فحالات الدمج والفصل والإلغاء أدت إلى الاستغناء وتلف الكثير من الوثائق الإدارية . غياب التنصيص في تشريعات الدولة على الوثائق الإدارية الجارية . افتقار مؤسسات الدولة إلى الإجراءات التنظيمية الخاصة بالوثائق الإدارية الجارية . قلة وعي المسئولين بمدى أهمية الوثائق الإدارية كمصدر من مصادر تسجيل تاريخ الدولة. ضعف القوى البشرية المؤهلة والمدربة اللازمة للعمل في أقسام ومكاتب الوثائق الجارية . إنتاج كم كبير من النماذج الإدارية في الدولة دون التخطيط لتوحيدها . الاستهلاك والاستبعاد العشوائي للوثائق الإدارية للدولة. صعوبة تقييم وثائق الدولة الإدارية لعدم وجود أسس وضوابط لتقييمها. ضعف البناء التنظيمي والإداري للإدارات وأقسام الوثائق الإدارية الجارية في الدولة واختلاف مسميات إدارات وأقسام الوثائق الارتباك وعدم التخطيط الإداري والفني في عملية حفظ الوثائق الإدارية . تكدس الوثائق الإدارية في مكاتب وأقسام الحفظ وفي مواقع بعيدة وفي ظروف حفظ بيئة وتقنية غير جيدة. عدم تواجد جهة أو هيئة تكون من مسئوليتها تنظيم وثائق الدولة الإدارية على مستوى الدولة ، ومستوى كل وحدة وإدارة في مؤسسات الدولة. لاتوجد لائحة لتنظيم المحفوظات في مؤسسات الدولة وقصور لائحة النظام المالي للدولة على الوثائق المالية بالدرجة الأولى وصعوبة تطبيقها على الأنواع الأخرى من الوثائق الإدارية عدم وجود شواهد ودلائل وثائقية لتنظيم مؤسسات الدولة منذ ما يقرب من ثلاتين سنة وهي المرحلة التي عرفت ظهور تنظيم مؤسسات الدولة. عدم فتح باب الإطلاع على مجموعة الوثائق المفردة المتواجدة في مؤسسات الدولة للاستفادة منها في دراسات مستقبلية يكون لها أثرها في تسجيل حقبة مهمة في تاريخ الدولة مدعمة بالحقائق والأصول التابثة . اختلاف وتنوع الأساليب التنظيمية وأشكالها في إدارات الوثائق الإدارية الجارية في الدولة بين التنظيم المركزي واللامركزي والمختلط نتيجة لعدم وجود تنظيم موحد لإجراءات العمل الإداري. ندرة التخطيط المستقبلي في دعم وتطوير وتنمية إدارات وأقسام الوثائق الجارية في مؤسسات الدولة بحيث يكون لها وضعها في خطط التنمية . ضرورة وضع خطط لتنمية إدارات وأقسام الوثائق الإدارية مع خطط التنمية للدولة والاستفادة من تجارب الدول المتقدمة في مجال ادارة الوثائق . وضع نظام وثائقي متكامل للوثائق الإدارية في ليبيا يقوم على مجموعة من الدعائم الأساسية كإرساء سياسات محددة من خلال تقنين وتشريع اللوائح والأنظمة وتحقيق ذلك من خلال: إنشاء هيئة عليا للوثائق والمعلومات الحكومية. إصدار لائحة ونظام للوثائق الحكومية في الدولة. تطوير دار للوثائق الإدارية والتاريخية وإعطائها صلاحيات أكثر للإشراف على عمليات الفرز والترحيل والاستهلاك في مؤسسات الدولة وضع برنامج متكامل لتخطيط القوى العاملة في مجال الوثائق والمعلومات من خلال حصر القوى العاملة الحالية وتحديد القوى العاملة المستقبلية لتحديد الوظائف المطلوبة وتوصيفها ومدى الاحتياج لها وتنفيذ خطة تعليم وتدريب وتخريج كوادر متخصصة تعمل في مجال الوثائق والاستمرار والمتابعة ضمن سياسة طويلة الأمد. تنظيم وإجراء عمليات المعالجة الفنية على الوثائق الإدارية الجارية وتوفير الوسائل والسبل الكفيلة بتحقيق أفضل طرق تخزين واسترجاع المعلومات باستخدام أحدث التقنيات المتطورة. توفير الدعم المالي اللازم للارتقاء بمستوى خدمات مكاتب وأقسام حفظ الوثائق الإدارية الجارية بالمؤسسات الليبية .